Matriz GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência. Assim, é possível dizer que a matriz GUT consiste em um método de priorização de tarefas que permite relacionar esses três conceitos e, com isso, definir a ordem de execução de atividades e processos.
Criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resoluções de problemas empresariais, essa matriz de priorização atribui uma nota (de 1 a 5) a cada conceito, relacionado a cada tarefa, da seguinte forma:
Gravidade: avalia o impacto e/ou a intensidade que uma situação pode gerar para a empresa:
- Pontuação 1: sem gravidade;
- Pontuação 2: pouca gravidade;
- Pontuação 3: grave;
- Pontuação 4: muito grave;
- Pontuação 5: extremamente grave.
Urgência: relacionada ao tempo, considera questões com prazo de atendimento e a pressão para solucionar o problema:
- Pontuação 1: é possível esperar;
- Pontuação 2: pouco urgente;
- Pontuação 3: apresentar urgência e requer atenção em curto prazo;
- Pontuação 4: muito urgente;
- Pontuação 5: exige atenção imediata.
Tendência: ajuda a identificar se a questão a ser resolvida tende a se manter estável ou se pode evoluir para pior rapidamente:
- Pontuação 1: nada mudará;
- Pontuação 2: tende a piorar em longo prazo;
- Pontuação 3: tende a piorar em médio prazo;
- Pontuação 4: tende a piorar em curto prazo;
- Pontuação 5: indicativo de que vai piorar rapidamente.
Para saber como priorizar tarefas utilizando a matriz GUT você deve:
- Listar quais problemas precisam ser resolvidos, ou quais tarefas estão aguardando para serem realizadas;
- Atribuir uma pontuação para cada critério — gravidade, urgência e tendência — considerando os três pontos de análise para cada atividade ou processo;
- Multiplicar as notas atribuídas a G, U e T e colocar como prioridade a situação que tiver a maior nota no final.