Saber como priorizar tarefas é importante visto que ajuda a definir o que precisa ser realizado primeiro em um dia de trabalho ou durante o desenvolvimento de um projeto.
Ao identificar com clareza o que deve ser executado, e em qual ordem, os funcionários conseguem realmente se dedicarem à tarefa em questão, pois sabem que é sobre aquilo que precisam se empenhar naquele momento.
Dessa forma, é possível produzir mais em menos tempo, pois a sua atenção estará totalmente voltada para a atividade em questão.
Ter uma tabela de prioridades também contribui muito para melhorar a experiência do cliente. A razão principal é que a empresa consegue identificar o que o seu público precisa receber primeiro e, com isso, direcionar os seus esforços para essa entrega.
Por exemplo, vamos supor que a sua empresa fez uma pesquisa de satisfação e descobriu que o seu público sente falta de diferentes canais de atendimento.
Para atender a essa necessidade é preciso definir um plano de ação, que vai abranger questões como quais canais podem ser implementados, quais os custos dessa ação, quais setores da empresa estarão envolvidos etc.
Ao saber como priorizar tarefas, se tem a chance de definir as etapas desse projeto que precisam ser executadas primeiro, de modo que contribua para disponibilizar os novos meios de contato para o público o mais breve possível.
Em resumo, podemos dizer que os principais benefícios quando se descobre como priorizar tarefas são:
- Definição da ordem de execução de tarefas diárias, etapas de um processo, ou atividades necessárias para resolver um problema
- Aumento da produtividade dos profissionais
- Melhora da experiência do cliente
7 dicas de como melhorar a sua gestão priorizando tarefas
Obviamente, ao descobrir como priorizar tarefas, a sua gestão também será melhorada. Para alcançar mais esse resultado, as nossas dicas são que você:
- Faça uma lista de que precisa ser organizado, podendo ser atribuições diárias dos membros da sua equipe, etapas de processos internos, de processos gerenciais, ou mesmo as suas responsabilidades enquanto profissional
- Escolha uma matriz de priorização e a aplique sobre o que precisa ser ordenado — teste diferentes matrizes até encontrar uma que esteja de acordo com a sua necessidade
- Se considerar interessante, utilize recursos que permitam a organização visual para as tarefas, considerando a ordem de prioridade definida anteriormente
- Distribua as atividades que precisam ser realizadas, caso esteja definindo ações para os seus colaboradores
- Revise os critérios de prioridade utilizados de tempos em tempos, ou sempre que considerar que os resultados obtidos já não estão mais satisfatórios
- Ouça os envolvidos na execução das tarefas na hora de redefinir a sua estratégia, pois eles podem ter bons insights que valem a pena ser aplicados
- Use boas ferramentas de trabalho que acompanhem o novo ritmo de produtividade.
Como priorizar tarefas
A priorização de tarefas é uma habilidade fundamental para quem deseja aumentar sua produtividade e alcançar seus objetivos de forma eficiente. Ela consiste em identificar e classificar as tarefas de acordo com sua importância e urgência, permitindo que sejam executadas de maneira organizada e estratégica.
Existem diversas técnicas de priorização de tarefas, cada uma com suas particularidades e benefícios. Neste artigo, vamos explorar algumas das principais abordagens e como aplicá-las na prática.
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma técnica de priorização que se baseia em dois critérios: importância e urgência. Ela divide as tarefas em quatro categorias:
- Importantes e urgentes: tarefas que devem ser feitas imediatamente e têm um impacto significativo em seus objetivos.
- Importantes, mas não urgentes: tarefas que são importantes para seus objetivos, mas podem ser adiadas ou programadas para um momento mais adequado.
- Não importantes, mas urgentes: tarefas que exigem sua atenção imediata, mas não têm um grande impacto em seus objetivos.
- Não importantes e não urgentes: tarefas que não têm um grande impacto em seus objetivos e podem ser adiadas ou eliminadas.
Para aplicar a matriz de Eisenhower, comece listando todas as suas tarefas e classificando-as de acordo com os critérios de importância e urgência. Em seguida, priorize as tarefas da primeira categoria (importantes e urgentes) e execute-as imediatamente. As tarefas da segunda categoria (importantes, mas não urgentes) devem ser programadas para um momento mais adequado. Já as tarefas da terceira categoria (não importantes, mas urgentes) podem ser delegadas ou realizadas rapidamente. Por fim, as tarefas da quarta categoria (não importantes e não urgentes) devem ser eliminadas ou adiadas para um momento em que haja mais disponibilidade de tempo e recursos.
Princípio de Pareto
O princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, afirma que 80% dos resultados são gerados por 20% das causas. Esse princípio pode ser aplicado na priorização de tarefas, permitindo que você identifique as tarefas que têm um grande impacto em seus objetivos e as execute primeiro.
Para aplicar o princípio de Pareto, liste todas as suas tarefas e identifique aquelas que têm um grande impacto em seus objetivos. Essas tarefas devem ser priorizadas e executadas primeiro, enquanto as demais podem ser adiadas ou eliminadas.
Lista de tarefas diárias
A lista de tarefas diárias é uma técnica simples e eficaz de priorização de tarefas. Ela consiste em listar todas as tarefas que você precisa realizar em um determinado dia e classificá-las de acordo com sua importância e urgência.
Para aplicar a lista de tarefas diárias, comece listando todas as suas tarefas para o dia e classificando-as de acordo com os critérios de importância e urgência. Em seguida, priorize as tarefas mais importantes e urgentes e execute-as primeiro. As demais tarefas devem ser realizadas conforme a disponibilidade de tempo e recursos.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que também pode ser utilizada para priorizar tarefas. Ela consiste em dividir o tempo em blocos de 25 minutos, chamados pomodoros, e realizar uma pausa de 5 minutos a cada bloco concluído. Após quatro pomodoros, é recomendável fazer uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.
Para aplicar a técnica Pomodoro na priorização de tarefas, comece listando todas as tarefas que você precisa realizar e estime o tempo necessário para cada uma delas. Em seguida, divida o tempo em pomodoros e priorize as tarefas mais importantes para os primeiros blocos de tempo. Utilize o tempo de pausa para descansar e se preparar para o próximo bloco de trabalho.
Conclusão
A priorização de tarefas é uma habilidade essencial para quem deseja aumentar sua produtividade e alcançar seus objetivos de forma eficiente. Existem diversas técnicas de priorização disponíveis, cada uma com suas particularidades e benefícios. Ao escolher uma técnica para aplicar na prática, é importante considerar sua rotina e objetivos pessoais. Com prática e persistência, é possível desenvolver habilidades de priorização que irão impactar positivamente sua vida pessoal e profissional.